Bot WhatsApp pentru saloane și restaurante
Programări preluate automat, fără să suprapui două rezervări, indiferent câți stiliști sau câte mese ai. Mai jos e exact cum se comportă în situațiile care apar într-un salon sau într-un local, nu în teorie.
Salon cu mai mulți stiliști
Fiecare programare se alocă pe o persoană anume. Dacă un client cere „la Andreea", recepționerul verifică disponibilitatea ei, nu un număr generic de locuri. Dacă nu-i liberă la ora cerută, propune altcineva din echipă la aceeași oră sau pe Andreea la altă oră — clientul alege.
Fiecare persoană poate avea propriul program. Dacă Bianca lucrează doar marți, joi și sâmbătă, nu primește programări lunea, oricât de liber ar fi salonul.
Cine face ce
Poți spune că micropigmentarea o face doar Andreea, iar tunsul îl face oricine. Dacă vine o cerere de micropigmentare la o oră când doar Bianca e liberă, recepționerul nu i-o dă Biancăi — propune altă oră la Andreea.
E genul de detaliu care pare mic până în ziua în care un client ajunge la persoana nepotrivită și pleacă nemulțumit.
Servicii care durează diferit
Tunsul ține 30 de minute, vopsitul 90, micropigmentarea 180. Recepționerul le știe pe fiecare și blochează exact atâta timp în calendar.
Consecința practică: dacă închizi la 20:00, ultima oră la care acceptă o micropigmentare e 17:00, nu 19:30. Un bot care nu știe durata acceptă la 19:30 și tu afli a doua zi dimineață, când e prea târziu să mai suni pe cineva.
Pauza de masă
Dacă închizi între 13:00 și 14:00, nimeni nu primește programare în intervalul ăla. Și nici la 12:30 pentru un serviciu de 90 de minute care ar intra în pauză.
Pare evident. Nu e: majoritatea sistemelor de programare cunosc doar „deschis de la — până la", iar pauza rămâne o regulă pe care o știi doar tu.
Restaurant cu mai multe mese
Aceeași mecanică: fiecare rezervare ocupă o masă anume, verificată în timp real, ca să nu ajungă doi clienți la aceeași masă la aceeași oră. Dacă preferi să nu urmărești mesele individual, poți lucra doar cu un număr de locuri simultane.
Rezervarea de la 23:40
Ăsta e cazul pentru care merită tot restul. Cineva se hotărăște seara, după ce a închis salonul, că vrea o programare sâmbătă. Dacă nu primește răspuns în câteva minute, scrie în altă parte — nu pentru că e nerăbdător, ci pentru că tocmai atunci se ocupa de asta.
Recepționerul răspunde, verifică ce e liber sâmbătă și îi dă ora. Tu afli dimineața, cu programarea deja în calendar și cu o notificare pe telefon.
Când ziua e plină
În loc să spună doar „nu mai e loc", poate pune clientul pe o listă de așteptare. Dacă cineva anulează, pleacă automat o ofertă către primul de pe listă. E cel mai ieftin mod de a umple o oră care s-ar fi pierdut.
Zile libere și sărbători
Le pui o dată în panou — zi întreagă sau program scurtat — și recepționerul refuză programările în ele și spune de ce. La fel pentru zilele libere ale fiecărei persoane din echipă, care se pun separat.
Mesaje vocale și poze
Aproape jumătate din clienți trimit voice note, mai ales dacă sunt la volan. Recepționerul le transcrie și răspunde normal.
Pozele contează și mai mult într-un salon: „sprâncene naturale" înseamnă șase lucruri diferite pentru șase persoane, iar tu afli care la scaun. Clientul poate atașa o poză la programare, și o vezi înainte să vină.
No-show-uri
Fiecare programare poate fi marcată ca neprezentare, iar istoricul rămâne pe client. Nu ca să pedepsești pe cineva, ci ca să știi la a treia oară cu cine ai de-a face înainte să-i blochezi trei ore de sâmbătă.
Ce vezi tu
Un calendar cu ziua curentă, programările de confirmat cu buton de confirmare direct pe ele, echipa, serviciile cu prețuri, clienții, și întrebările la care recepționerul n-a știut să răspundă. Prețurile le schimbi singur, se aplică la următorul mesaj.