QuivexyAcord de prelucrare a datelor
Documentul acesta este acordul de prelucrare a datelor între afacerea ta și Quivexy, în sensul art. 28 din GDPR. Se aplică automat din momentul în care contractezi serviciul și face parte din Termenii și condițiile.
De completat: denumirea legală completă și CUI-ul, în locul „Quivexy (persoană fizică autorizată / SRL în curs de înregistrare)". Nu sunt avocat — documentul descrie exact ce face sistemul și acoperă cerințele art. 28(3), dar înainte de a-l folosi cu clienți plătitori merită validat de un jurist. Dacă un client îți cere o variantă semnată pe hârtie, scrie-mi și o pregătim.
1. Cine este cine
Distincția asta schimbă cine răspunde pentru ce, deci merită citită întâi:
- Tu (afacerea) ești operatorul. Clienții care îți scriu sunt clienții tăi. Tu decizi de ce le prelucrezi datele și tu răspunzi față de ei.
- Quivexy este împuternicitul. Prelucrez datele lor numai ca să pot livra serviciul pe care l-ai contractat, și numai conform instrucțiunilor tale.
Împuternicit: Quivexy (persoană fizică autorizată / SRL în curs de înregistrare), contact [email protected].
2. Obiectul, durata și scopul
- Obiect: operarea unui asistent automat care răspunde clienților tăi pe WhatsApp și, opțional, preia programări.
- Durata: pe toată perioada abonamentului, plus perioadele de păstrare de la punctul 5.
- Scopul: exclusiv livrarea serviciului. Nu folosesc datele clienților tăi în scopuri proprii, nu le vând și nu le folosesc pentru a antrena modele AI.
3. Ce date sunt prelucrate
| Categorie | Ce cuprinde |
|---|---|
| Persoane vizate | Clienții afacerii tale care scriu pe WhatsApp, și persoanele din echipa ta pentru care configurezi notificări. |
| Date de identificare | Numărul de telefon și numele, așa cum îl dau ei în conversație. |
| Conținutul conversației | Mesajele text, transcrierea mesajelor vocale (dacă funcția e activă) și textul rezultat din poze. |
| Programări | Serviciul, data, ora, numărul de persoane, notele și, dacă e cazul, persoana din echipă alocată. |
| Date operaționale | Întrebări la care asistentul nu a știut să răspundă, intrări pe lista de așteptare, cereri de preluare de către un om. |
Nu se prelucrează categorii speciale de date (art. 9) în mod intenționat. Pozele primite nu se stochează niciodată — nici pe disc, nici în baza de date, nici în jurnale — și nu se face recunoaștere facială sau extragere de date biometrice. Dacă activitatea ta presupune prin natura ei date de sănătate, spune-mi înainte: e o discuție separată.
4. Instrucțiunile tale
Prelucrez datele numai pe baza instrucțiunilor tale documentate. Instrucțiunea inițială este chiar contractarea serviciului, împreună cu ce configurezi în panou. Poți da instrucțiuni suplimentare oricând, în scris.
Dacă o instrucțiune mi se pare că încalcă legislația privind protecția datelor, te anunț și nu o execut până lămurim.
5. Cât se păstrează datele
Termenele de mai jos sunt aplicate automat de program, nu manual — nu depind de cineva care își aduce aminte să șteargă:
| Date | Se șterg după |
|---|---|
| Mesajele conversațiilor | 48 de ore |
| Starea conversației | 48 de ore |
| Programări și cereri de preluare | 12 luni |
| Întrebări fără răspuns | 90 de zile |
| Zile libere configurate | 31 de zile după trecerea datei |
| Poze | nu se stochează deloc |
Fereastra de 48 de ore pentru mesaje este o alegere proprie de minimizare, mai strictă decât cere legea. Consecința practică: dacă deschizi panoul luni, nu mai vezi conversațiile de sâmbătă. Panoul spune asta explicit pe ecran, ca să nu pară o pierdere de date.
6. Subîmputerniciți
Ai un acord general pentru subîmputerniciții de mai jos. Te anunț cu cel puțin 30 de zile înainte dacă adaug sau schimb vreunul, iar dacă ai o obiecție întemeiată poți înceta abonamentul fără penalizare.
| Furnizor | Rol | Ce primește |
|---|---|---|
| Meta Platforms (WhatsApp) | Canalul de comunicare | Mesajele și numerele — inevitabil, e chiar rețeaua pe care scriu clienții tăi. |
| Anthropic (Claude) | Generarea răspunsurilor | Textul conversației curente și informațiile afacerii tale. Nu se folosesc pentru antrenarea modelelor. |
| OpenAI (Whisper) | Transcrierea mesajelor vocale | Doar fișierul audio, doar dacă funcția e activă. Fără ea, nu primește nimic. |
| Railway | Găzduire și bază de date | Toate datele stocate, în forma descrisă mai sus. |
| Telegram | Notificări către tine | Alertele de programare/preluare, care conțin numele și telefonul clientului. |
| CRM-ul tău (Zapier, Make, n8n etc.) | Integrare, dacă o configurezi tu | Datele programării sau ale preluării. Doar dacă introduci o adresă de webhook; altfel nu se trimite nimic nicăieri. |
7. Transferuri în afara UE
O parte dintre furnizorii de mai sus (Anthropic, OpenAI, Meta) sunt companii din Statele Unite, deci datele pot fi prelucrate acolo. Transferurile se bazează pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene și/sau pe Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor, după caz.
8. Securitate
Măsurile de mai jos sunt implementate efectiv în program, nu doar declarate:
- Trafic criptat (HTTPS) pe toate paginile și către toți furnizorii.
- Izolare strictă între afaceri. Fiecare client are cheia lui, care deschide exclusiv datele lui. Este verificat automat la fiecare cerere, inclusiv prin teste care încearcă în mod deliberat accesul încrucișat.
- Cheile de acces sunt criptate în baza de date, nu păstrate în clar.
- Mesajele primite de la WhatsApp sunt verificate criptografic, ca nimeni să nu poată injecta conversații false.
- Limitare de trafic pentru a preveni abuzul și supraîncărcarea.
- Secretele sunt eliminate automat din jurnale, ca să nu ajungă acolo accidental.
- Ștergere automată la termen, fără intervenție manuală.
- Accesul la sistemele de administrare îl are o singură persoană, obligată la confidențialitate.
9. Drepturile clienților tăi
Dacă unul dintre clienții tăi îți cere accesul, corectarea sau ștergerea datelor, te ajut să răspunzi. Practic:
- Ștergere: pot șterge complet un număr de telefon din toate evidențele. Ștergerea se poate limita la afacerea ta — dacă persoana este clientul mai multor afaceri de pe Quivexy, datele celorlalte rămân neatinse, pentru că ele nu ți-au cerut ție nimic.
- Acces și portabilitate: programările pot fi exportate în format CSV direct din panoul tău, oricând.
- Termen: răspund solicitărilor tale în maximum 5 zile lucrătoare, ca să te încadrezi în cele 30 de zile pe care le ai tu față de client.
10. Incidente de securitate
Dacă apare o breșă care afectează datele clienților tăi, te anunț fără întârziere nejustificată după ce iau cunoștință de ea, și în orice caz în cel mult 48 de ore. Notificarea cuprinde ce s-a întâmplat, ce date sunt afectate, ce am făcut și ce îți recomand. Notificarea către ANSPDCP îți revine ție, ca operator; te ajut cu tot ce ai nevoie pentru ea.
11. La încetarea contractului
La cererea ta, îți returnez datele într-un format uzual. Dacă nu ceri nimic în 30 de zile de la încetare, șterg tot ce ține de afacerea ta — conversații, programări, configurări. Nu păstrez copii, cu excepția a ceea ce m-ar obliga legea să păstrez.
12. Verificări
Îți pun la dispoziție, la cerere, informațiile necesare ca să dovedești respectarea art. 28. Dacă vrei o verificare mai amănunțită, o stabilim din timp ca să nu afecteze serviciul celorlalți clienți.
13. Contact
Pentru orice chestiune legată de prelucrarea datelor: [email protected]. Detaliile despre ce prelucrează Quivexy în nume propriu sunt în politica de confidențialitate.